Climat «toxique, irrespectueux et psychologiquement dangereux» à l’Ordre des pharmaciens de l'Ontario

Ce rapport a été rédigé par l'Institute on Governance (IOG), un groupe de réflexion qui offre des conseils en matière de gouvernance aux organisations, et présenté en septembre au conseil d'administration de l'OPO.L'exercice a donné lieu à des dizaines d'entretiens avec des membres du conseil d'administration et du personnel, ainsi qu'à un examen approfondi des documents internes de l’OPO. L’IOG conclut que, bien que l'Ordre dispose de politiques et de procédures de gouvernance solides sur le papier, bon nombre de ses défis résident dans la culture du conseil d'administration, les relations interpersonnelles et le manque de clarté de certains rôles.L'examen avait été lancé à la suite d'une proposition faite l'année dernière par James Morrison, alors président du conseil d'administration, qui avait déclaré que le conseil était confronté à une augmentation des «comportements indiquant une discorde au sein du conseil et une rupture de la confiance». À l’époque, l'OPO avait vu plusieurs administrateurs démissionner et des gens avaient tenté de démettre le président de ses fonctions.Parmi les conclusions de l'IOG figurent la persistance de tensions interpersonnelles et de prises de décision exclusives, ainsi qu'une culture interne qualifiée de «toxique», «irrespectueuse» et «psychologiquement dangereuse». Selon l'IOG, la sécurité psychologique fait référence à «la conviction partagée que les membres peuvent exprimer leurs idées ou leurs préoccupations sans craindre de représailles ou de critiques injustifiées».«La culture du conseil d'administration de l'OCP a été marquée par une insécurité psychologique et des relations interpersonnelles tendues», peut-on lire dans le rapport.Le document reconnaît que certaines améliorations ont été apportées dans ce domaine, lesquelles sont toutefois décrites comme «modestes, fragiles et inégales».«L'héritage d'un environnement de conseil d'administration divisé et parfois conflictuel continue de jeter une ombre sur la confiance et le leadership partagé,» est-il indiqué.Le rapport a également révélé que des alliances informelles et des conversations hors du cadre officiel influençaient fréquemment la prise de décision. Cela était particulièrement vrai au sein du comité exécutif, décrit comme exerçant une « influence démesurée » compromettant la gouvernance collective.«Les personnes interrogées ont souligné que les dynamiques liées à la personnalité et la mauvaise communication étaient exacerbées par une culture qui décourageait la remise en question et pénalisait la dissidence, ce qui érodait encore davantage la sécurité psychologique», précise le rapport.En outre, le rapport a mis en évidence la faible capacité du conseil d'administration à superviser le registraire et PDG, affirmant que les principales responsabilités en matière de supervision «manquaient de structure, de cohérence et d'engagement inclusif». En mars dernier, l'Ordre a annoncé le départ de la registraire/PDG de l'époque, Shenda Tanchak, un départ qui s'est déroulé «dans un climat très tendu», selon le rapport.«La supervision des performances de la registraire est opaque et semble, au moins dans une certaine mesure, être dictée par la personnalité; en outre, l'auto-évaluation du conseil d'administration, bien que formellement obligatoire, est incohérente et manque de commentaires structurés. La réforme nécessite des cycles formalisés et transparents pour les deux», écrit l'IOG.Des préoccupations ont également été exprimées concernant les connaissances en matière de gouvernance, les personnes interrogées ayant indiqué que de nombreux administrateurs avaient une mauvaise compréhension des règles relatives aux conflits d'intérêts ou abusaient des séances à huis clos, ce qui suscitait des inquiétudes quant au manque de transparence.RecommandationsLes recommandations de l'IOG visaient à reconstruire la culture, à clarifier les responsabilités et à améliorer les connaissances en matière de gouvernance.Pour remédier à la toxicité de la culture du conseil d'administration et au manque de sécurité psychologique, le rapport suggère d'investir dans des sessions animées par des facilitateurs afin d'améliorer la résolution des conflits, ainsi que dans une mise à jour du code de conduite et dans la mise en place d'un «modèle de leadership fort». Il préconise également des évaluations régulières du conseil d'administration et des évaluations par les pairs menées par des facilitateurs externes afin de favoriser des rétroactions franches.«Des interventions ciblées, telles que des sessions animées sur la gouvernance respectueuse, le renforcement des codes de conduite et l'engagement explicite du conseil d'administration à respecter les normes d'engagement, seront essentielles pour reconstruire la gouvernance collective», peut-on lire dans une partie des recommandations. «Le rétablissement de la légitimité nécessitera également un engagement clair en faveur des normes de gouvernance partagées et le respect constant des procédures établies.»Le rapport recommande aussi d’adopter des politiques claires sur les conflits d'intérêts et le recours aux séances à huis clos, et ces politiques devraient faire partie du processus d’intégration.Enfin, l'IOG estime que l'OCP devrait élaborer une «politique-cadre» officielle afin de définir clairement les rôles et les pouvoirs du conseil d'administration, du comité exécutif, du président, du vice-président et du registraire.«Un tel cadre contribuerait à garantir que les pouvoirs stratégiques, fiduciaires et opérationnels soient exercés dans le respect de paramètres transparents approuvés par le conseil d'administration, ce qui réduirait l'ambiguïté, minimiserait les dérives opérationnelles et renforcerait la responsabilité publique», a déclaré l'IOG.

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