Un futur outil pour documenter les erreurs en pharmacie communautaire

Comment parvenir à réduire les erreurs en pharmacie communautaire et à les gérer efficacement s’il n’est même pas possible de les documenter correctement? C’est la question que s’est posée François P. Turgeon, professeur adjoint de clinique à la Faculté de pharmacie de l’Université de Montréal (UdeM), lorsqu’il a rencontré une erreur minime pendant l’une de ses gardes, mais n’a pas pu la documenter. «Nos logiciels et nos systèmes sont importés de l’hôpital, donc ils ne correspondent pas à la réalité des officines», observe-t-il. En se renseignant autour de lui, le pharmacien de Laval constate qu’il existe peu de solutions, et que certains systèmes n’intègrent même pas la gestion des erreurs. Au-delà de cet obstacle à l’agrégation, il se heurte aussi au mur de la responsabilité. «Cette idée intéresse beaucoup de monde mais ne semble relever de la responsabilité de personne», observe le professeur de clinique.Pourtant, l’Ordre des pharmaciens du Québec (OPQ) oblige tous les professionnels à rapporter les erreurs à son Fonds d’assistance responsabilité professionnelle (FARPOPQ). «Je me suis dit qu'il serait intéressant de créer au moins un système de documentation, et le milieu universitaire avait toute sa place à prendre», raconte l’enseignant, qui embarque trois de ses étudiant(e)s et la vice-doyenne de la Faculté de pharmacie avec lui. Un angle mort de la pratiquePour comprendre l’enjeu de la documentation des erreurs en pharmacie communautaire, l’ampleur du problème constaté et les solutions existantes, l’équipe se lance dans une revue de la littérature. En défrichant le terrain, les résidents en pharmacie trouvent un outil implanté en Ontario, toutefois peu utilisé tant il est fastidieux à remplir, explique Justin Richard. «Cet outil répond à l’objectif d'avoir une plateforme provinciale de documentation, mais malheureusement, il est implanté dans moins de la moitié des pharmacies», observe-t-il. De plus, le taux d'accidents y est beaucoup plus élevé que le taux d’incidents, «alors que la littérature indique qu'il y a beaucoup plus d'incidents que d'accidents», souligne le Pr Turgeon. Selon lui, seuls les cas ayant eu une conséquence sur les patients sont rapportés, alors que les incidents devraient être recensés en priorité. «Plus on a d'incidents, plus on finit par avoir d'accidents.» Le même écueil s’observe au Québec, avec les signalements faits auprès de la FARPOQ. Même hors des frontières canadiennes, en Europe ou en Australie, où les pratiques pharmaceutiques sont pourtant avancées, l’équipe trouve peut d’outils de documentation efficaces. «On s’est donc dit qu’on allait en créer un validé par la science», poursuit le jeune pharmacien.La recherche de consensus pour un outil universelPour ce faire, les étudiants et leurs superviseurs ont recruté un panel de quinze experts – pharmaciens propriétaires, salariés, d’établissement, personnels techniques, gestionnaires, membre du FARPOPQ, expert en gestion des risques… –, et utilisé la méthode Delphi. Ce processus itératif repose sur des énoncés présentés aux participants, sur lesquels ces derniers doivent se prononcer. Au fur et à mesure des rondes, les énoncés ayant fait consensus sont écartés, et les autres sont de nouveau proposés aux participants, ainsi que les réponses obtenues aux tours précédents. «On fait autant de rondes que nécessaire pour qu’un consensus soit obtenu sur tous les énoncés, précise Olivier Morin-Lecompte, l’un des résidents. Nous avons choisi de nous limiter à quatre pour des questions de temps.» Au total, l’équipe a posé une centaines de questions au panel d’experts, portant sur deux grands thèmes: le contenu de l'outil: description de l’erreur, causes potentielles, actions à prendre;le contenant: présentation de l’outil, intégration, production du rapport à la FARPOPQ, volet législatif avec l’anonymat et l’accès aux données patients par la FARPOPQ.Des données indispensables pour s’assurer d’élaborer un outil le plus universel possible, adaptable à toutes les réalités des pharmaciens de la province, aussi différentes soient-elles. Sur le même sujet: La peur de l’erreur: du blâme à l’apprentissage grâce à la culture justeSi l’équipe s’apprête à lancer le 4e tour et devrait avoir terminé sa phase de recherche active au mois de novembre, quelques tendances se dégagent déjà. «La majorité des experts préfère que ce soit un outil informatique et non manuscrit, et qu’il soit intégré au système de traitement des ordonnances», expliquent ainsi les deux anciens résidents. «On voit aussi une tendance à limiter la documentation inutile, et un consensus sur la durée maximale de documentation, qui ne devrait pas dépasser 15 minutes.» Voici quelques autres points de consensus observés par l’équipe de recherche: Seuls les pharmaciens devraient être autorisés à documenter les erreurs;La documentation devrait contenir des informations sur l’erreur en tant que telle (quel médicament, quelle dose, qu'est-ce qui s'est passé, s'il s'agit d'une erreur de quantité, de dose ou de saisie d'ordonnance) ainsi que la distinction entre un incident et un accident (l'erreur s'est-elle rendue jusqu'au patient?);L'erreur et les suivis ont de l'impact.En revanche, le fait de documenter tout le suivi administratif pour générer un rapport FARPOPQ reste un sujet de débat. «La peur des erreurs est une source de stress»Parmi les informations à déterminer figurent les sources d’erreurs les plus fréquentes. S’agit-il de facteurs environnementaux, d’un manque de formation du personnel, de la pénurie de main-d’œuvre ou de la charge de travail trop importante? «Si on observe un consensus sur ces questions, les éléments devraient apparaître dans le futur outil pour pouvoir être mesurés», assure Justin Richard. Une documentation essentielle pour cibler les mesures de prévention efficaces à mettre en place, et rendre la pratique plus sécuritaire. «L'objectif final de cet outil est de pouvoir produire des statistiques nationales», poursuit le pharmacien. «Actuellement, nous travaillons dans le noir.»Au-delà de la collecte d’informations, le futur outil devrait permettre de rassurer les professionnels, croit François P. Turgeon. «On sent que la peur des erreurs est une source de stress pesante chez les pharmaciens, ce qui limite le développement de la pratique et amène les gens à travailler de façon très conservatrice sans utiliser le maximum de leurs ressources», affirme-t-il à Profession Santé. Ne manquez pas: Cultiver la gestion bienveillante des erreurs en pharmacie, c'est possibleUn constat partagé par Justin Richard et Olivier Morin-Lecompte, bien que tout juste diplômés. «Contrairement à d'autres professionnels de la santé, nous avons une obligation de résultat et non de moyens lors de la distribution de médicaments: si une erreur survient, nous en sommes tenus responsables et pouvons être poursuivis», observe ainsi le premier. Pour son collègue, à cette peur des poursuites disciplinaires s’ajoute une gestion des incidents bien souvent effectuée à l’interne, en ajustant directement les procédures, puisque «les conséquences pour les patients sont moindres». Justin Richard espère que le futur outil permettra de «démocratiser et d’accepter l’erreur en pharmacie», en prouvant que «le pharmacien a pris toutes les mesures nécessaires pour rectifier la situation», et en soulignant les facteurs environnementaux. «Actuellement, l’OPQ et les institutions font peu de recommandations sur la prévention des erreurs dans le circuit du médicament, renchérit Olivier Morin-Lecompte. L'implantation de cet outil de déclaration permettra de proposer des stratégies adaptées à tous les milieux, et contribuera à rassurer les pharmaciens.»

Un futur outil pour documenter les erreurs en pharmacie communautaire

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