Une borne d’auto-enregistrement pour les visites avec rendez-vous dans une clinique médicale de Lévis

À la Clinique médicale Lévis-Métro, à Lévis, les patients qui ont rendez-vous avec un médecin n'ont plus à faire la file à l’accueil. En effet, depuis quelques semaines, ils s’inscrivent eux-mêmes à une borne d’auto-enregistrement. Dès que l’opération a été effectuée, les médecins sont automatiquement avisés sur leur tablette que leur patient s’est inscrit et qu’il se trouve dans la salle d’attente.Ce nouveau système d’inscription pour les visites avec rendez-vous a été conçu par la compagnie montréalaise Chronométriq, une entreprise fondée en 2012 qui s’est spécialisée dans le développement de solutions pour la prise de rendez-vous dans les milieux de la santé. Chronométriq se dit capable d’adapter ce nouvel outil pour d’autres cliniques médicales en fonction de leurs besoins.Gérer les files d’attenteAvec ses 29 médecins, omnipraticiens et spécialistes, la Clinique Lévis-Métro accueille énormément de patients. Le matin surtout, à l’ouverture des bureaux, il se formait une longue file d’attente, et le personnel de secrétariat devait consacrer beaucoup de temps à ces arrivées. La direction a cherché une façon plus efficace de gérer ce flot d’inscriptions.Cette solution a pris la forme d’une borne libre-service où les patients s’enregistrent eux-mêmes. De la taille d’un grand ordinateur, cette borne est installée à l’entrée. Les patients y entrent leur nom, ainsi que leur numéro d’assurance maladie. Il n’est pas nécessaire d’introduire sa carte. Le simple numéro suffit.Ce système est relié au logiciel de dossier médical électronique (DME) dont est pourvue la clinique. Chaque médecin dispose d’une tablette, qui lui signale l'arrivée de chaque patient. Toute cette opération prend moins d’une minute et ne requière pas l'intervention des secrétaires.Cette technologie est des plus simples; l’installation de la borne et la formation du personnel de la clinique ont demandé à peine plus d’une journée de travail.Les avantagesTous retirent des avantages de ce nouveau dispositif. Les patients ne sont plus obligés de patienter en file au comptoir, et l’inscription est beaucoup plus rapide. Dans leur bureau, les médecins savent quel patient est arrivé et depuis combien de temps. Pour leur part, les secrétaires n’ont plus à accueillir les patients, à prendre leur carte d’assurance maladie et à procéder à des modifications d'adresse.«Le but de la borne n’est pas de couper du personnel administratif, précise un membre de la direction de la clinique. Elle libère toutefois les secrétaires de l’accueil des patients. Tout le temps qu’elles sauvent, elles peuvent le consacrer à d’autres tâches, notamment à remplir les innombrables formulaires requis par la clientèle.»L’apprentissage par les patients s’est cependant révélé plus long. C’est une nouvelle façon de procéder et, lors de la première visite, on doit souvent les diriger vers la borne. Cependant, une fois l’habitude acquise, ils y vont d’eux-mêmes, sans se rendre au secrétariat.À la clinique, on indique que ce système profite surtout aux médecins de famille. Il est moins avantageux pour les médecins spécialistes car, souvent, les patients qui les rencontrent doivent remplir des formulaires à leur arrivée et donc passer par l’accueil.Néanmoins, l’installation de cette borne représente une innovation majeure pour la Clinique médicale Lévis-Métro, et chez Chronométriq, on s’attend à ce que ce mode de fonctionnement libre-service se répande de plus en plus dans les cliniques médicales.

Une borne d’auto-enregistrement pour les visites avec rendez-vous dans une clinique médicale de Lévis

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