Suivi des changements aux piluliers: Votre équipe fait-elle preuve de rigueur ?

Nous avons discuté, dans les derniers articles, de certains préalables à la délégation de la vérification contenant-contenu (DVCC) des piluliers : une bonne organisation du secteur pilulier, la tenue rigoureuse d’un dossier-maître validé par un pharmacien et la documentation des étapes de préparation et de vérification. Nous abordons maintenant une autre forme de documentation essentielle : le suivi des changements.Une saine gestion des changements requis aux piluliers est essentielle pour assurer la sécurité des patients. Puisque des piluliers se préparent en plusieurs étapes, il est fréquent que plusieurs en soient à des étapes différentes (impression des étiquettes, préparation, vérification, facturation, entreposage, livraison, etc.). Pour diminuer les risques d’erreurs, la standardisation de cette procédure est essentielle. La standardisation permet l’uniformité en s’assurant que chaque membre de l’équipe procède de la même façon.Commencez par établir la meilleure méthode de travail lors des changements. Cette étape se fait habituellement en collaboration avec vos pharmaciens et vos assistants techniques (ATP). Une fois la façon de faire identifiée, rédigez une procédure la décrivant et développez un formulaire de suivi des changements qui correspond aux différentes étapes à ne pas oublier.Par exemple, lors de la réception d’une nouvelle ordonnance, l’ATP responsable vérifie d’abord si cette ordonnance comporte des changements par rapport au traitement actuel du patient. Si c'est le cas, un formulaire de suivi des changements est attaché à l’ordonnance et la suit tout au long du processus de travail. À chaque étape de la préparation, le formulaire est paraphé pour s’assurer qu’aucune étape n’a été oubliée dans le processus, jusqu’à l’ultime vérification par le pharmacien.Certaines pharmacies ont pris des ententes avec les prescripteurs de certaines résidences de personnes âgées pour mettre en place un processus décisionnel permettant de départager les changements urgents de ceux qui ne le sont pas.D’autres ont plutôt choisi de ne servir que la dose de la journée en cours et ne font la modification complète que le lendemain. Toutes ces informations doivent apparaître au formulaire de suivi.Selon le protocole que vous rédigerez, le pharmacien, en signant le formulaire de suivi des changements, engage sa responsabilité professionnelle par rapport à tous les éléments notés au formulaire. C’est pour cette raison que celui-ci est attaché à l’ordonnance et conservé pour une période de deux ans. Le formulaire peut aussi être numérisé au dossier électronique du patient.Grâce à la technologie code-barres, certains logiciels informatiques offrent la fonctionnalité de valider si le pilulier livré est conforme aux dernières informations au dossier du patient. Ceci permet d’éviter de fâcheux oublis et représente un filet de sécurité supplémentaire. L’obligation du formulaire de suivi des changements n’en est pas pour autant éliminée. La gestion des changements exige uniformité et rigueur. Il s’agit peut-être d’un bon départ pour valider si votre équipe sait respecter des procédures. Le cas échéant, vous pourrez faire un pas de plus vers la DVCC.* La pharmacienne Christiane Mayer est présidente de Crescendo Pharma, spécialisée dans l’optimisation des laboratoires en pharmacie (www.crescendopharma.com)

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